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文書結構（文書形式）

頭語、前文、主文、末文、結語、後付け、副文、敬語の使い分け
▲ 頭語――頭語は、訪問の際の「ごめんください」「こんにちは」「はじめまして」に相当する礼儀である。ビジネス文書では「拝啓」、返信では「拝復」が一般的であり、特に改まった時には「謹啓」を用いる。また挨拶文を省峰し、いきなり用件に入る場合や、前略な通知状などでは「前略」を用いる。
　頭語の例
　拝啓…最も一般的。「拝呈」「啓上」とも。
　謹啓…特に丁重な場合。「粛啓」「恭啓」とも。
　前略…前文を省略する場合。「冠省」「前省」「略啓」とも。
　急啓…急ぐ場合。「急呈」「急白」「急陳」とも。
　【例】急啓承りますれば、貴社社長様にはご入院の由、…
　再啓…再度出す場合。「再呈」「再白」「再陳」とも。
　【例】再啓前便にてご高承のことと存じますが…
　拝復…返信の場合。「復啓」「啓復」とも。
　【例】拝復 ○月○日付貴信正に拝受いたしました。
▲ 前文――時候の挨拶、安否の挨拶、感謝の挨拶など。
　挨拶文は、頭語のあと一字分を空けて、同じ行に書く。
　挨拶文は通常、時候の挨拶、安否の挨拶、感謝の挨拶などの順で書く。
　ビジネスでは節潔さが要諦。
　時候の挨拶も、ことさらに時李を風雅に奏でる必要はなく、「盛夏の候」「秋冷の候」　　
　などの慣用句で十分である。「時下」とすれば、季節にかかわらず通年使える。
　ただし、頭語に「急啓」を用いた緊急の場合、「拝復」を用いた返信の場合、そして　
　「前略」の場合は、時候の挨拶は省く。
〈安否の挨拶〉
■貴社ますますご盛栄のこととお喜び申し上げます。
■ 貴店いよいよご発展の由、心からお喜び申し上げます。
■ 貴会ますますご隆盛のことと拝察いたし、謹んでお慶び申し上げます。
■ 貴組合ますますご隆昌の趣、大慶至極に存じます。
■ 皆々様にはますますご壮健のこととお喜び申し上げます。
■ 貴社いよいよご隆昌の段、お慶び申し上げます。
感謝の挨拶は、安否の挨拶の後に続けるものだが、平素受けている恩顧、厚誼に対する謝辞を述べるものである。基本の形に則った簡潔なものがよい。
〈感謝の挨拶〉
■毎々格別のご高配を賜り、厚くお礼申し上げます。
■長年並々ならぬお引き立てをいただき、ありがたく深く感謝申し上げます。
■平素はひとかたならぬご愛顧を賜り、ありがたく深謝申し上げます。
■いつもお世話になりまして、ありがとうございます。
■このたびはひとかたならぬお骨折りにあずかり、お礼の言葉もございません。
■平素は格別のお引き立てを賜わり厚くお礼申し上げます。
■日頃ひとかたならぬお世話をいただき、ご懇情のほどありがたくお礼申し上げます。
▲ 主文――起辞(さて、さっそくながら)
　主文起辞
　主文
　主文は、文書の主題を記載するところであり、主文の善し悪しが手紙文全体の価値を左右する重要な部分である。
「さて」で書き出した後、「ついては」「つきましては」と続けると、主題が条理に則った展開を見せ、相手にも伝わりやすい。
主文における趣意説明は、内容をよく整理し、文脈を整え、用件が正確に伝わるように書く。
　　用件
▲ 末文――終りの挨拶、相手方の健康を祈る、伝言の挨拶など。
　末文の挨拶の慣用文
　まずはとり急ぎご報告まで。
　以上、略儀ながら書中をもってご挨拶といたします。
右、お礼かたがたご案内まで。
▲ 結語――敬具、草々など。
　頭語と結語の組合せ
　拝啓－敬具
　謹啓－謹言、啓白
　前略－草々
　急啓－草々
　拝復－敬具
▲ 後付け――日付、自分の署名、宛名など。
▲副文――追伸、追て書など
以上、頭語→前文→主文→末文→結語→後付け→副文と続く文書形式は、古くから書きならわされているものである。基本的にはこのように構成するのが原則です。
敬語の使い分け
様(さま) ……目上、同僚、部下、男女と誰にでも使ってよいし、最も一般的。
殿(どの) ……少々響きが固いので、一般的には公文書、あるいは男性向けに使われている。
先生(せんせい) ……目上の人、あるいは教職者、医者、弁護士など、知的職業の人あてに使われることが多い。
閣下(かっか) ……高官、将校以上の軍人などあてに使われるが、一般的ではない。
君(くん)、兄(けい) ……同僚、同輩またはそれ以下の人に対して使われ、男性のみに通用する。ビジネス文書ではほとんど使われない。
各位（かくい）……相手が多数の場合に使われる。注意すべきは、各位殿、各位様と書くのは誤りであるということ。
御中（おんちゅう）……団体、会社あてなどに使われる。○╳工業株式会社殿ではなく、○╳工業株式会社　御中と書く。御中が社名より少し下にずらせて書くようにする。